El sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) es un sistema que tiene como finalidad eliminar el uso del papel en la administración pública.
Este sistema se está implementando en las dependencias públicas a nivel nacional, para digitalizar y agilizar los trámites administrativos. Marcela Rubio, jefa de mesa de entrada en la subunidad de intendencia, dio más información sobre este sistema y cómo funciona.
Con el sistema GDE, se elimina el uso de papel en las notas, expedientes y otros documentos internos. Algunos empleados municipales, especialmente los que hacen tareas administrativas, tendrán su propio usuario, lo que les permitirá hacer un seguimiento y control más efectivo de la documentación por parte de sus superiores.
Marcela resaltó que el sistema GDE ya se usa en otras provincias y municipios del país. Esta tecnología no solo facilita el seguimiento de la documentación, sino que también ofrece un acceso más rápido a los trámites, lo que hace más fácil la búsqueda de expedientes y notas. Esto mejora la eficiencia y reduce los costos relacionados con el uso de papel y tinta en la administración pública.
Después explicó que este funcionará de forma limitada, es decir, cada usuario solo podrá acceder a la información que corresponda a su área de trabajo. Esto asegurará la privacidad y seguridad de la información pública. Según dijo la jefa de Mesa de Entrada, la implementación del sistema en el municipio será progresiva, ya que se necesita la digitalización de los expedientes existentes y la capacitación de los empleados administrativos, que se harán para que los empleados se familiaricen con el uso del sistema, y se empezará con la carga de datos existentes en el municipio.
Sobre la aceptación y autorización para el uso de la digitalización señaló que el sistema sigue una estructura piramidal, empezando por el intendente, secretarios, directores y finalmente los empleados administrativos.
Recalcó que este proceso es una muestra de la voluntad política de adaptarse a los nuevos tiempos y modernizar la administración. Aunque pueda ser un cambio intimidante para los que están acostumbrados al uso del papel, el sistema GDE es seguro, dinámico y fácil de usar.
